Должностные обязанности секретаря

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам телефаксу, телексу и т.

Общие положения 1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению 4. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений. Организацию делопроизводства.

Должностная инструкция секретаря

Карьера секретаря Немногие начинающие секретари знают о том, в чем состоит различие между должностью секретаря и секретаря руководителя. На самом деле круг должностных обязанностей у секретаря руководителя значительно шире. Поэтому, если вы решили стать секретарем руководителя или уже являетесь таковым, давайте разберемся, что входит в ваши должностные обязанности. Из данного материала вы узнаете: должностные обязанности секретаря руководителя; секретарь или личный помощник?

Несмотря на то, что секретарь руководителя должен иметь тоже профессиональное образование, что и обычный секретарь, как правило, заработная плата у этих двух сотрудников значительно отличается. Это объясняется не только разницей в опыте, но и должностными обязанностями. Их мы и рассмотрим подробнее. Должностные обязанности секретаря руководителя Секретаря руководителя, в первую очередь, отличает подчинение непосредственно одному начальнику. Более того, основная часть рабочей деятельности секретаря руководителя направлена на регулирование и администрировании рабочего времени начальника.

Именно должностные обязанности секретаря руководителя включают такие понятия, как административная и информационная поддержка руководителя. Проще говоря, секретарь должен быть не только в курсе всех событий, но и заниматься их организацией и планированием с учетом рабочего распорядка руководителя.

Также в должностные обязанности секретаря руководителя входит непосредственное общение с партнерами, назначение встреч, совещаний и переговоров. Это подразумевает не только высокий уровень знания делового этикета, но и знание иностранного языка. Помимо этого, большим плюсом станет и знание особенностей национального делового этикета. Секретарь руководителя должен иметь презентабельный внешний вид. Это вовсе не означает, на работу следует одеваться как на праздник, наоборот, такой внешний облик будет свидетельствовать о безвкусии.

Беспроигрышным вариантом в данном случае станет классический костюм с идеальной посадкой, туфли на среднем каблуке и гладко причесанные волосы. Избыток косметики и украшений также отрицательно сказывается на положительном впечатлении, поэтому не стоит злоупотреблять. Секретарь или личный помощник? Должность секретаря руководителя в последнее время стала лишь частично напоминать обычные будни секретаря, а все больше похожа на работу личного помощника.

Однако если присмотреться, то разница не так очевидна. Даже новый профессиональный стандарт секретаря руководителя включает такие обязанности, как умение планировать рабочий день начальника, расставлять приоритеты при осуществлении планирования, назначать деловые встречи, переговоры, организовывать командировки и так далее. Исходя из этого, становится понятно, что секретарь руководителя должен практически ежеминутно знать о том, где находится его начальник и чем занимается. Следует отметить, что многие руководители намеренно поручают своему секретарю личные дела, которые не имеют отношения к работе.

К ним могут относиться как планирование отпуска и оформление документов, так и поездки в химчистку и так далее. Если вас смущают подобного рода просьбы, то рекомендуем сразу уточнить или проверить их наличие в трудовом договоре или должностной инструкции. Функции секретаря руководителя В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация , ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Рекомендуем материалы по теме:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Профессия секретарь

Должностная инструкция секретаря руководителя - образец / года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря. Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря приемной руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря приемной.

Мой заказ Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека — секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Сегодня секретарь — это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо. Внимательность, порядочность, организованность и приветливость — это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании. Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах. Как вести переговоры можно узнать здесь. Что предусматривают должностные обязанности секретаря? В зависимости от специфики компании или фирмы обязанности секретаря могут немного изменяться, но в большинстве случаев они предусматривают выполнение следующих функций: Ведение документации. Секретарь контролирует правильность составления документов, которые направляются на подпись руководству, а также систематизирует документы, периодически пересматривая их и отправляя часть в архив, а часть на уничтожение. Прием телефонных звонков, писем, электронной почты, которые адресуются руководителю. Кроме того, функции секретаря предусматривают составление и правильное оформление исходящей документации. Контроль своевременного выполнения поручений руководства сотрудниками компании, а также принятие мер в отношении их качественного и своевременного выполнения. Документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также заполнение и учет их трудовых книжек.

В своей деятельности секретарь руководствуется: законодательством РФ, приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции, настоящей должностной инструкцией, Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Скачать образец должностной инструкции секретаря. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Карьера секретаря Немногие начинающие секретари знают о том, в чем состоит различие между должностью секретаря и секретаря руководителя. На самом деле круг должностных обязанностей у секретаря руководителя значительно шире. Поэтому, если вы решили стать секретарем руководителя или уже являетесь таковым, давайте разберемся, что входит в ваши должностные обязанности. Из данного материала вы узнаете: должностные обязанности секретаря руководителя; секретарь или личный помощник? Несмотря на то, что секретарь руководителя должен иметь тоже профессиональное образование, что и обычный секретарь, как правило, заработная плата у этих двух сотрудников значительно отличается. Это объясняется не только разницей в опыте, но и должностными обязанностями. Их мы и рассмотрим подробнее. Должностные обязанности секретаря руководителя Секретаря руководителя, в первую очередь, отличает подчинение непосредственно одному начальнику. Более того, основная часть рабочей деятельности секретаря руководителя направлена на регулирование и администрировании рабочего времени начальника.

Секретарь руководителя

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация , ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

.

Секретарь приемной руководителя

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если руководитель дает поручения, не входящие в должностные обязанности - Елена Пономарева
Похожие публикации