Опись документов образец

Подписи представителей передающей и принимающей стороны. Внутренняя опись документов дела Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела. Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений. В текущей деятельности накапливается много папок: дела с документами контрагентов, личные дела сотрудников, входящая и исходящая корреспонденция и т.

Количество листов в документе; Общее количество передаваемых дел, с указанием листов. Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела доверенность, приказ. Образец описи документов для передачи в стороннюю компанию Наиболее простой образец описи. Самое ответственное занятие — заполнение табличной части с указанием документов, передаваемых в другую организацию. Образец описи документов для передачи в стороннюю компанию скачать Образец описи документов, передаваемых на хранение в государственный архив Некоторые компании передают дела на хранение в архивы. Передача документов в этот государственный орган — дело кропотливое, требующее предварительной подготовки.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Основное назначение Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота: отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой; оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Передаточная опись, образец 2019 Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы: наименование организации, откуда исходит документация; наименование организации, куда передается пакет; дата составления перечня; порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы.

В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет; общее количество листов для передачи; Ф. Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести: к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое; к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг: бухгалтерская отчетность; кадровые бумаги; уставная документация. Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации. Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи Внутренняя опись документов при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее следует составлять в виде таблицы.

Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы: порядковый номер бумаги; индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации; дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве; заголовок — должен кратко отражать суть бумаги; номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела; примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа; итоговое количество листов в передаваемом деле; дату составления, должность, Ф.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Сдаточный перечень документации Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы: крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет; срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону. Опись дел постоянного хранения Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГАРАНТИЯ СПОКОЙСТВИЯ или правильная почтовая опись

Правовые особенности оформления описи документов, бланк и образец, а также бесплатные советы адвокатов. Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы.

Основное назначение Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота: отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой; оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных. Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Передаточная опись, образец 2019 Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы: наименование организации, откуда исходит документация; наименование организации, куда передается пакет; дата составления перечня; порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет; общее количество листов для передачи; Ф. Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Основные разновидности Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести: к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое; к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию. В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг: бухгалтерская отчетность; кадровые бумаги; уставная документация.

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте.

Итоги Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива? В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Как правильно составить опись документов - образец?

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: Основные разновидности В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп: Внутренние — для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

Как правильно составить опись передаваемых документов

Скачать образец описи переданных документов Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа оригинал-копия , кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи. Управление делами юридических лиц Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel скачать бланк описи переданных документов. Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом. Акт приема-передачи документов — это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр. Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно: наименование документа; номер, дата и место составления; перечень передаваемых документов, их количество и тип — оригинал либо копия; наименование юридических лиц, ФИО сторон акта; подписи ответственных лиц, печати. Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем.

.

Как составить опись документов

.

Опись документов: образец

.

Образец описи документов

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление личного дела
Похожие публикации